Un equipo de trabajo remoto
Aunque una fuerza laboral distribuida ha sido mi realidad durante toda mi vida profesional, en el entorno actual muchas personas y empresas están luchando por descubrir cómo hacer que funcione. En Koia, hemos adoptado algunas herramientas y mejores prácticas que queríamos compartir. Reconozco plenamente que estas están creadas para una cultura de trabajo desde casa intencional. Si bien existen muchos factores únicos en el entorno actual —como las frecuentes interrupciones de los niños corriendo por la casa o las personas que se ven obligadas a trabajar de forma remota en lugar de elegirlo— esta es una lista de lo que nos ha ayudado a crear la mejor cultura de trabajo de la que he sido parte personalmente.
1. Confía en tu equipo
Obviamente, este es un componente fundamental de cualquier equipo, pero es especialmente importante para los equipos remotos. Si todos están alineados a través de prioridades, KPIs, valores claros y una misión acordada, debes confiar en que tu equipo está haciendo todo lo posible para lograr esos objetivos. ¡Deja de microgestionar!
2. El video es clave
Las videoconferencias y las pantallas compartidas han cambiado las reglas del juego para el trabajo remoto. Hemos llegado al punto de exigir el uso de video, y ha sido un gran paso adelante para nuestro equipo. De repente, las personas pueden "verse" varias veces a la semana, creando un vínculo y una conexión mucho más fuertes que con las llamadas telefónicas.
3. Reuniones periódicas y recurrentes
Esto permite a los empleados unirse a las reuniones cuando corresponde. Le da al equipo un momento y un lugar específicos para abordar inquietudes u oportunidades, ponerse al día y reducir el ruido dentro de la organización. El liderazgo puede ver las reuniones programadas de cada departamento y la cadencia entre supervisor y colaborador directo, lo que nos permite hacer seguimiento en cualquier momento.
4. Video > Llamada > Email
Establece prioridades en el estilo de comunicación dentro de la organización. Las videollamadas o llamadas telefónicas deben tener un seguimiento por email para confirmar e identificar los puntos abiertos, y para asegurarse de que las responsabilidades queden claras.
5. Slack = Conversación informal
Usa programas como Slack para compartir información aleatoria, actualizaciones y fotos: todo lo que no requiere atención, retroalimentación o respuesta inmediata. Esto crea oportunidades para que el equipo viva conversaciones virtuales del tipo "charla junto al bebedero".
6. Calendarios compartidos
Estos ayudan a evitar llenar el email de comunicaciones de ida y vuelta para programar reuniones. Es fundamental que los calendarios se mantengan actualizados en todo momento, lo que da la confianza de que cualquier horario libre durante las horas de trabajo es válido para programar una reunión. Animamos a los empleados a enviar invitaciones en lugar de pedir que se organice una reunión, y a bloquear el tiempo en su calendario cuando no quieran que se programen actividades. Esto puede hacerse con una función privada para que todo el equipo no tenga visibilidad total de cada aspecto de la vida de cada persona.
7. Google Docs y pantallas compartidas
Google Docs (u otros programas para compartir documentos) ayudan a recrear un ambiente de sala de conferencias y permiten la colaboración en tiempo real. Lo mismo ocurre con la pantalla compartida. En nuestras videollamadas, las personas comparten el documento al que hacen referencia. Esto aporta claridad al tema en cuestión. Combinado con Google Docs, el equipo puede editar sobre la marcha y colaborar quizás de manera incluso más efectiva que en persona. De hecho, ¡usamos esto incluso cuando nos reunimos en persona! El "equipo" crea presentaciones al momento. No estamos circulando documentos actualizados. No necesitamos control de versiones.
8. Toma notas en tiempo real
Hazlo durante la reunión, en los documentos compartidos que se están mostrando en las pantallas compartidas. Esto permite una alineación inmediata dentro del grupo y seguimientos claros sin generar trabajo adicional después de la reunión.
9. Usa todos los servicios digitales
Utiliza otros servicios digitales como DocuSign para la firma electrónica y Tiny Scanner para funciones de escaneo y email.
10. La nube
Guarda todos los documentos en la nube y no en los discos duros locales. Esto facilita la localización y el intercambio de documentos, y funciona como respaldo.
— Chris Hunter, CEO